Каталог решений - Ведение взаиморасчетов в конфигурациях «Комплексная автоматизация 1.1» и «Управление производственным предприятием 1.3» — часть 1

Содержание

Введение

1. Детализация учета

1.1 Понятие узла взаиморасчетов

1.2 Учет по сделкам

1.3 Учет по документам расчетов

1.4 Модель взаиморасчетов

2. Контуры учета и совмещение их ведения в одной информационной базе

3. Используемые структуры данных для ведения учета взаиморасчетов в КА 1 / УПП

4. Основные категории ошибок ведения учета взаиморасчетов, контрольные мероприятия, способы устранения

4.1 Неправильная настройка детализации взаиморасчетов

4.2 Техническое несовпадение данных бухгалтерского регистра и регистров накопления «Расчеты по приобретению», «Расчеты по реализации»

4.3 Методически неправильное ведение взаиморасчетов в регламентированном учете

4.4 Внесхемное (внеплановое) отклонение между данными регламентированного учета и управленческого учета

4.5 Ошибки учетной системы, не позволяющие вести учет каким-либо конкретным образом

Заключение

Предисловие

На самом деле, данная статья запоздала, по меньшей мере, лет на 6. У меня давно были мысли выразить накопленный опыт в виде такой публикации, но все никак не случалось. Разгребал взаиморасчеты, поверите или нет? Шутка, конечно. Но даже до сих пор, несмотря на то, что конфигурации КА 1 и УПП вроде бы выводятся из эксплуатации, регулярно обращаются клиенты, у которых во взаиморасчетах бардак и хаос.

За это время собрались некоторые наработки, которыми бы хотелось поделиться с сообществом. Я полагаю, что будет полезно больше тем специалистам, которые сопровождают существующую автоматизацию в штате, поскольку, как я полагаю, франчайзи уже практически не внедряют данные конфигурации. Тем не менее, даже в новых конфигурациях используется близкая логика, и я хотел бы надеяться, что смогу понятно довести ключевые моменты, которые помогут читателям в будущем.

Объем знаний, который требуется передать, достаточно велик. Как ни хотелось ужаться, к сожалению, в рамках одной публикации сделать это не получится. Я постараюсь разделить текст по смыслу в несколько статей, и дополнительно выложить ряд внешних отчетов, для УПП/КА которые помогают в анализе и контроле. Некоторые из них можно заменить универсальным отчетом, некоторые «незаменимы».

Кроме того, не получилось сделать статью, ориентированную только на бухгалтера или только на специалиста. К сожалению, УПП/КА — не те конфигурации, которые можно внедрять, вести и контролировать, не влезая в смежные знания. Либо специалист должен разбираться совместно с бухгалтером, либо кто-то из них должен достаточно глубоко проникнуть мыслью в работу другого.

Данная часть больше теоретическая, в рамках которой я постараюсь зафиксировать и описать используемые понятия и термины, и показать их в сравнении с другими конфигурациями.

Введение

В конфигурациях «Комплексная автоматизация 1.1» и «Управление производственным предприятием 1.3» часто встречается ситуация, когда, по, кажется, непонятным причинам, на счетах 60.01, 60.02, 62.01, 62.02 образуются отрицательные остатки, встречное сальдо (одновременно присутствует и аванс и долг на разных субсчетах), внезапно возникают авансы и/или долги, которых не должно было случиться. И это только видимая «вершина айсберга».

Основными «пострадавшими» становятся: баланс (в котором неправильно разворачивается дебиторская и кредиторская задолженность), участок налогового учета НДС с авансов выданных и полученных (счета 76.АВ, 76.ВА). В случае валютных расчетов, либо расчетов в условных единицах, ситуация дополнительно осложняется тем, что у документов неправильно определяется рублевое покрытие, переоценка остатков происходит некорректно.

Многие пользователи начинают рефлексировать, исправляя ситуацию операциями, введенными вручную. Хотя формально «баланс сходится», однако это никак не помогает автоматизированно заполнить книги по НДС, распечатать отгрузочные документы с нужным рублевым покрытием.

Однако, проблему желательно решать системно, от начала. Для этого придется немного погрузиться в теорию. В первую очередь необходимо рассмотреть детализацию учета, которая применяется в 1С вообще, и в частности, в рассматриваемых конфигурациях. Затем — контуры учета (регламентированный и управленческий) — опять таки, вообще, и в рассматриваемых конфигурациях. И наконец, структуры данных, которые используются для ведения учета в рассматриваемых конфигурациях.

1. Детализация учета

1.1 Понятие узла взаиморасчетов

Традиционно, в конфигурациях системы 1С: Предприятие учет взаиморасчетов ведется в разрезе договоров (привязанных к контрагентам и организациям). Назовем, для удобства, это сочетание «координат» (измерений) «узлами взаиморасчетов».

В бухгалтерских конфигурациях мы ведем учет еще и на разных счетах плана счетов, поэтому, для целей бухгалтерского учета, будем полагать, что определение узла взаиморасчетов дополнено счетом бухгалтерского учета. При этом, если к счету открыты отдельные субсчета для аванса и долга (например, 60.01 и 60.02), то один договор по ним мы все равно будем рассматривать как один узел по паре счетов. Так, на счете 60 у нас есть пара счетов для рублевых расчетов (60.01, 60.02), пара счетов для валютных (60.21, 60.22), пара счетов для расчетов в условных единицах (60.31, 60.32)

Остатки и обороты взаиморасчетов в разрезе узлов проводятся в какой-либо регистр. В чисто бухгалтерских конфигурациях это в 90% случаев — регистр бухгалтерии, в конфигурациях управленческого учета — регистр накопления.

Для удобства далее, будем говорить, что если для расчетов мы используем регистр бухгалтерии, то мы «ведем учет на плане счетов», а если регистры накопления, то «ведем учет на регистрах». Это не совсем правильно технически, зато понятнее интуитивно.

1.2 Учет по сделкам

В конфигурации «Управление торговлей 10.3» представлена возможность дополнить узлы взаиморасчетов полем «Сделка», которое может принимать значение либо выставленных (поставщиками или покупателями) счетов, либо заказов. Какой именно тип документа выступает в качестве разделителя — указывается в элементе справочника «Договоры».

На рисунке представлен фрагмент формы элемента справочника «Договоры контрагентов» из КА 1.1, где зеленым обведено поле, отвечающее за эту аналитику.

Конфигурации КА и УПП унаследовали этот механизм.

При указании данного признака все документы взаиморасчетов по договору начинают императивно требовать указание сделки (счета или заказа), в регистрах учета начинает использоваться соответствующее поле, и, соответственно, отчеты по этим регистрам получают возможность разделить взаиморасчеты договора по сделкам.

Таким образом, мы получаем возможность вести в рамках одного договора раздельный учет в разрезе каждой сделки, контролировать полноту оплаты каждой сделки, расставить ответственных менеджеров к каждой сделке, и рассматривать задолженность в разрезе менеджеров.

Применение такой схемы бывает удобно, но рождает ряд побочных эффектов, о которых позже.

1.3 Учет по документам расчетов

С какого-то момента во всех новых конфигурациях 1С появляется концепция «Учет в разрезе документов расчетов», который предполагает, что остаток долга (аванса) по узлу взаиморасчетов дополнительно разделяется по документам образования этого долга (аванса).
Если я не ошибаюсь, впервые эта концепция появилась в конфигурации «Торговля и склад 9.2», а затем и в бухгалтерских конфигурациях, частично начиная с «Бухгалтерии предприятия 1.6». В полном объеме — с редакции 2.0.

Для удобства, мы будем полагать, что разные документы расчетов не образуют разные узлы взаиморасчетов, а считаются дополнительной детализацией внутри узла.

Учет по документам расчетов подразделяется на три вида, назовем их ручной, автоматический и гибридный.

В рамках автоматического учета по документам расчетов, долги (авансы) образуются и зачитываются в разрезе этих документов по принципу FIFO.