Каталог решений - Загрузка документов из товароучетного ПО: 1С Розница 2.2/2.3 в 1С Бухгалтерия 3.0 в файловом формате XML

Небольшое предисловие.

Мои клиенты — это малый розничный бизнес, который обслуживается как правило бухгалтерами на аутосорсинге. Данное решение как раз адресовано для них, так как бухгалтерский учет ведется нерегулярно, с периодичностью 1 раз в месяц/квартал, для сдачи отчетности и уплаты платежей. Не всегда есть возможность постоянного доступа к товароучетному ПО. И если во времена ЕНВД все было просто и прозаично (это и сейчас возможно кто имеет возможность применять патентную СНО или УСНО с доходов), то сейчас для ООО, которые ведут розничную торговлю низкомаржинальными товарами (табачные изделия, молоко, хлеб, бакалея), единственным вариантом минимизации расходов по налогообложению является СНО УСН доходы-расходы, которая в свою очередь требует ведения учета по первичным документам в разрезе товаров/номенклатур: поступления от поставщиков, отчетов о розничных продажах.

Первоначально я решил сделать штатную синхронизацию Розница — БП3, но потратив время на настройки, выгрузку/загрузку данных, поиск ошибок и ответов на их решение, я пришел к тому, чтобы сделать пару простых точечных обработок: выгрузки и загрузки через внешние файлы в формате XML в одностороннем режиме.

Один из вариантов/сценариев применения. Бухгалтеру нужно получить информацию о закупках и продажах. Он может лично или удаленно подключиться к компьютеру с товароучетным ПО, запустить обработку выгрузки, скачать себе полученные файлы (на флэшку или отправить на емайл). У себя в базе БП3 загрузить эти данные. С моей точки зрения — это несложно, и достаточно быстро, нет необходимости в настройке стандартной синхронизации. Как правило эта процедура выполняется 1 раз в месяц или квартал. И кроме того эти обработки не зависят от обновлений конфигураций (планов обмена), так как набор выгружаемых реквизитов стандартен и неизменен: организация, склад, контрагент, номенклатура, цена, количество, сумма, вид/тип цены, оплата наличные или безнал.

Учет в торговле ведется не всегда строго через документы поступления, присутствуют расхождениями между тем что прибрели официально (легально) и что может быть отнесено к расходам, и тем, что продается в реальности.  Использование ЕГАИС для алкоголя и ЭДО для маркируемых товаров частично решает проблему, но все равно большая часть первичных документов вносится вручную и не всегда состав накладной на поступление на бумаге идентичен введенному в товароучетное ПО, и при продаже в рознице продается не то, что приобретается.  В условиях использования касс онлайн, когда в чеке передается информация о товаре, есть риск, что в случае контрольной проверки убедить представителей ФНС, если в документе поступления есть некий товар А, а в чеке продажи он называется товар Б, что это один и тот же товар — будет весьма затруднительно. 

У пользователей есть крайности в понимании концепции автоматизации, одни искренне считают, что она (автоматизация) сама все сделает, включая настройки и убедить их в том, что все делается их собственными руками — непросто. У других присутствует некая идиосинкразия в отношении ИТ технологий, они рассматривают автоматизацию как часть неизбежного зла (им вполне хватает калькулятора и бытовых весов и проч.), не испытывают мотивации инвестировать в технику и оборудование и ПО. 
Кроме того я живу в провинции, где представители малого бизнеса живут в условиях экономии, парк техники у пользователей 5-8 летней давности, максимально обновленный установкой 120гб SSD дисков и добавлением оперативной памятью до 4-8 Гб. . Дискомфорт от использования типовых решений на базе 1С есть, они (решения) предполагают использования актуального оборудования/железа, а то что используется на местах работает медленно. Я сам в работе использую два ПЭВМ с процессорами Ryzen и SSD NVMe, но условные тормоза увы есть и у меня. 
Так вкратце — мои размышления по нынешней ситуации и положению дел в среднестатической рознице небольшого городка в глубинке.

И все таки, я считаю, сделать что-то можно и нужно. И что-то делать необязательно. Возможности для оптимизации есть, ряд простых и рутинных действий вполне можно автоматизировать с удобством для пользователя.
И так, обычно в торговле используется схема: поступление на склад, установка цен продаж, перемещение в магазин, собственно сами продажи, плюс списания, оприходования. Но копировать данную схему один в один в бухгалтерию не обязательно, нет необходимости в детализации в разрезе складов, магазинов. 
Формально из товароучетной программы нужно выгрузить только 3 вида документов: установка розничных цен, поступление товаров(возврат товаров поставщику), отчеты о розничных продажах(возвраты покупателям). 
Дополнительно из банковской выписки будут загружены операции эквайринга, оплаты поставщикам. 
Пример: у ООО 3 магазина (6 касс) + склад, розничные цены единые, в день как минимум создаются 9 (3 на перемещения, 6 отчетов о продажах) и более (если есть поступления) документов в разрезе торговых точек (складов).
Но в бухгалтерию (БП3) для ведения учета понадобятся только 1 документ установки  розничных цен, если есть документы поступления (возвраты) и 6 отчетов о продажах (с возвратами), при этом в БП3 используется только 1 склад (условно назовем Розничные магазины), по которому оформляются торговые операции. Забегая вперед сообщу, если есть необходимость полного дублирования структуры торговли в БП3 из розницы, эта возможность имеется. Учет и ввод данных торговых операций в БП3 с целью упрощения — максимум консолидации (в разумных пределах) в разрезе первичных документов.

Порядок действий.

1. Сопоставление данных. Эта процедура обязательна, но по сравнению с синхронизацией сделана проще:

Справочники:

Организации — сопоставление по ИНН и КПП (или если КПП не совпадают, то только по ИНН). Выполняется в процессе загрузки.

Контрагенты — аналогично Организациям, также выполнение в процессе загрузки. В обработке для Розницы есть возможность проверки ИНН и КПП.