Введение

Как правило, типичная ИТ-среда предприятия не ограничивается сервисами 1С:Предприятие  и также содержит множество других сервисов, необходимых для поддержки деятельности бизнеса. Одним из наиболее распространенных сервисов является сервис электронной почты, поэтому в настоящей публикации, на демонстрационном примере, будут рассмотрены возможности применения программного пакета АИТП (проект на GitHub) для автоматизации управления почтовыми ящиками сотрудников.

Системные требования

ОС Windows или Linux

Платформа 1С:Предприятие версии не ниже 8.3.12, развернутая в клиент-серверном варианте

Конфигурация АИТП, версии не ниже 1.0.3.1

Исходные данные

Условимся считать, что наша модельная организация имеет инфраструктуру 1С:Предприятие в клиент-серверном варианте, а также, что учет сотрудников ведется в конфигурации ЗУП 3.1.

С целью минимизации действий, по подготовки модельной инфраструктуры будем считать, что в качестве сервиса электронной почты, организация использует бесплатный облачный сервис Яндекс.Почта для домена, который предоставляет бесплатный сервис электронной почты для организаций, имеющих менее 1000 сотрудников, с возможностью использования произвольного DNS-домена.

Также для простоты предположим, что все сотрудники организации используют сервис электронной почты, а после увольнения, почтовый ящик сотрудника уничтожается.

В неавтоматизированном варианте, типичный сценарий предоставления сервиса электронной почты сотрудникам организации будет примерно следующим:

Сотрудник HR-департамента заранее или в день выхода сотрудника на работу оформляет в ЗУП документы, необходимые для приема сотрудника, а также сообщает по электронной почте в IT-департамент о приеме нового сотрудника.

Сотрудник ИТ-отдела в числе прочих действий создает почтовый ящик, сообщает пользователю учетные данные для доступа, а также при необходимости настраивает  почтовый клиент.

Достаточно часто ИТ-отдел узнает о новом сотруднике в момент его выхода на работу, что приводит к необходимости выполнения действий по подключению сотрудника к ИТ-системам предприятия в “пожарном” порядке.

Сценарий увольнения сотрудника можно представить примерно нижеследующим описанием:

Сотрудник HR-департамента заранее или в последний рабочий день сотрудника оформляет в ЗУП документы, необходимые для увольнения и сообщает в ИТ-отдел об увольнении сотрудника. Также достаточно часто бывают случаи, когда ИТ-отдел узнает об увольнении сотрудника в момент, когда он предоставляет обходной лист для визирования либо остается в неведении на неопределенное время. Последний случай достаточно распространен, если кадровый учет ведется в территориально удаленном подразделении, что может приводить к неэффективному использованию ресурсов и утрате актуальной информации об их использовании.

Конечно в реальной жизни все несколько сложнее, однако для демонстрационного примера, вышеописанные бизнес-сценарии вполне адекватны.

Реализация

За основу решения был взят демонстрационный пример, в котором реализован обмен данными о кадровых событиях между ЗУП и АИТП. Таким образом мы имеем актуальную информацию о кадровых событиях и нам необходимо реализовать процессы создания и удаления почтовых ящиков в соответствии с ними.

Для реализации вышеизложенных бизнес-требований, в момент наступления кадрового события мы будем проверять соответствие членства сотрудника в организациях и фактического существования у него почтового ящика бизнес-правилам и при необходимости создавать или удалять почтовый ящик.

Членство в организациях

Для определения членства сотрудника в организациях создадим регистр накопления ЧленствоВОрганизациях (см. рис. 1) и установим в качестве регистратора документ ИзменениеКадровойИстории, в котором содержится информация о кадровых событиях.

Рисунок 1. Членство физических лиц в организациях.