Каталог решений - Переход на "Зарплату и управление персоналом 3.1"

Итак, мои вводные: середина ноября, с января работаем только в 3.1, весь текущий год работали в двух программах одновременно (я – кадровик и базу буду пользовать по прямому своему назначению). Должна сказать, что я еще ни одной операции не провела два раза, а меня уже бесила эта необходимость, потому что это обязательно закончится ошибками, которые будут появляться. Поэтому совет первый: не работайте в двух базах одновременно – это плохо. Лучше тщательно подготовить все области учета и за два дня (ну за неделю максимум) все сделать.

Считается, что переходить лучше с нового года и я с этим в принципе согласна, только в конце года у бухгалтеров без моей базы гора проблем, так что я исхожу из того, что данные для расчета зарплаты так или иначе базируются на параметрах кадрового учета – штатном расписании, табеле учета рабочего времени и пр.. На практике это значит, что кадровику вообще все равно, когда переходить на новую версию, а вот расчетчику зарплаты и формирователю отчетов важно, чтобы налоговый период был закрыт. То есть семь из десяти, Вы будете делать это с начала очередного года.

Замечу, что такой переход – отличная возможность проверить некоторые ваши ключевые документы.

Сами операции я описывать не считаю необходимым – подробных пошаговых инструкций полно, это вы и без меня найдете, а вообще для этого есть специально обученные люди. Скажу лишь, что предложено два метода переноса данных: полный – когда перенесутся все документы из старой базы и упрощенный – когда переносятся только данные регистров и справочники. Упрощенный и на мой взгляд, и на взгляд программистов, лучше, однако, есть ситуации, когда уместен полный – исходить надо из вашей конкретики.

Я же этими рекомендациями хочу дать моим коллегам внятную (более или менее) последовательность действий, которую они по необходимости могут скорректировать. Сначала дам последовательность, потом поясню почему так.

1. Проверяем фактическое штатное расписание на соответствие действительности
2. Проверяем проведение документов
3. Проверяем полноту и правильность введенных персональных данных работников
4. Проверяем корректность введенных в 2.5 графиков работы
5. Выполняем перенос данных из 2.5 в 3.1
6. Проверяем штатное расписание
7. Проверяем графики работы
8. Проверяем, чтобы корректно перенеслись остатки отпусков и стажи работы
9. Проверяем корректность перенесения персональных данных

Итак, мы идем от принципиально важных локальных нормативных актов к оперативной работе, а так же от корректных данных, которые мы будем переносить с помощью механизмов, предложенных нам разработчиком.

То есть первым делом мы проверяем наше штатное расписание. Если еще на этапе работы в «старой» базе нашлись несоответствия – правим прямо в 2.5.

Затем мы проверяем, что все приемы, переводы, увольнения, отпуска, больничные листы, табели учета рабочего времени, отпуска по уходу за детьми, документы расчета и выплаты зарплаты и любые другие документы, предусматривающие именно проведение, которые я могла забыть, корректно заполнены и проведены.

После этого мы просматриваем данные по работникам: номера и серии паспортов записаны в правильном формате (с пробелом), адреса в корректном отображении (без С-Пб и т.п.) и прочие подобные «форматные» недочеты отсутствуют. Я должна отметить, что, если есть что-то некорректное, править придется в любом случае, так что можете сделать это и после перехода, если источники данных у вас под рукой и они актуальны.

Потом идем в графики работы. Если у вас пятидневка, по которой все работают – вам повезло и этот шаг можно пропустить. Если же у вас есть сменная работа, суммированный учет рабочего времени и тому подобные экзерсисы, обязательно проверьте, что все заполнено правильно. Опять же, править придется в любом случае, не пожалейте пять минут на исправление в привычном формате базы.

Перенос обычно выполняют программисты – вам остается только нервничать и ждать.

Данные перенеслись, мы получили новую базу, набитую данными. Первым делом идем смотреть, что штатное расписание перенеслось корректно. Обратите внимание, что механизмы его создания и коррекции в 3.1 отличаются от тех, что реализованы в 2.5. Это значит, что, во-первых, проще будет вывести печатную форму и проверить по ней, что все правильно в результате, а потом уже копаться в новой штатке и смотреть что там и как работает. Если что-то перенеслось не так, как должно быть – меняем.

Потом идем смотреть графики работы. Тут все больше похоже на привычное, но все равно внимательно проверяем, что все правильно и часы сходятся.

После этого проверяем остатки отпусков и стажи работы. Этот момент – момент истины. Для проверки хватит просмотреть пять-семь человек и если у них все правильно, то и у остальных тоже все более или менее правильно. Но если хоть у одного нашли ошибку – проверяем потоково всех. Лучше это будет единственная ошибка, чем вы в процессе работы ее не заметите.

И уже в последнюю очередь проверяем персональные данные. Как раз они всегда переносятся нормально, но проверить десять человек ничего Вам не стоит, а душа спокойна.

Практический совет: начните готовить переход в конце октября, ориентируясь на следующий год. Если смотреть на последовательность действий, получается: все проверки до переноса данных – график отпусков, графики работ и вот это вот все, что вы заводите сразу в 3.1 (и ничего вам за это не будет) – перенос в последний рабочий день – проверки после переноса – работа. Пока расчетчик и остальные люди страдают над закрытием года, вы спокойно все проверяете, правите и начинаете работать.

Я никак не задела во всем этом проверку налогов, взносов и вот этого всего. Потому что, либо в 2.5 все было корректно, и оно так и перенесется, либо и там были многочисленные ошибки, которые тоже перенесутся и править их придется в вручную.

При этом, если та часть, которая делопроизводство, создана и перенесена корректно, то есть все реестровые записи или документы (сообразно методу переноса) введены корректно, то текущий расчет зарплаты никак не пострадает, а соответственно и налоговый учет тоже.  

Наконец, в версиях баз данных разные не только интерфейсы. По сути 2.5 и 3.1 – это разные программные продукты и логика у них разная. Поэтому, если есть время и возможность и тот, кто ведет делопроизводство, и тот, кто рассчитывает зарплату с налогами, и тот, кто делает отчеты, должны сесть и поковыряться в новой программе – в пустой базе, которая не станет потом рабочей, эдакой кошке для тестов, если угодно: заполнить штатное расписание, создать самый популярный на вашем предприятии график работы, завести физическое лицо, сотрудника на его основании, выполнить прием на работу, сделать табель учета рабочего времени, начислить зарплату – как за первую половину, так и за полный месяц, выплатить ее, отправить нашего работника в отпуск, завести ему больничный лист, выплатить все это счастье, перевести его на другую должность (заодно ввести новую позицию штатного расписания), отправить работника в отпуск по беременности и родам, потом в отпуск по уходу, назначить и выплатить положенные пособия и, наконец, взять на его место нового – временного. После всего этого создать пробные отчеты в фондах, чтобы посмотреть откуда что берется, без огромного массива данных.

Я умышленно так подробно описала эти операции: во-первых, они стандартные и частые, во-вторых, покажут логику новой для вас программы, все обязательные данные для тех или иных расчетов, помогут вникнуть в то, как это работает. Не игнорируйте эту тренировку с 3.1 – два-три потраченных часа на то, чтобы попробовать, не справиться, погуглить и справиться стоят сотен рабочих часов, которые они вам сберегут. Если все проделали, а время еще осталось – поковыряйтесь в отчетах и их настройках, посмотрите, что можно настроить такого, чего нет в 2.5 (оно точно есть).

Наконец, отмечу, что в моем случае в 2.5 на старте были ошибки (в довольно большом количестве и не только в персональных данных, но и в ключевых настройках), так что почти все время перехода на 3.1 (полтора месяца) я потратила на их поиск и устранение. Оно того, определенно, стоило, хотя остались мелочи, которые я правлю по ходу работы – они не так принципиально важны, как корректное штатное расписание.

Время – для многих фактор решающий. Если очень страшно не успеть все проверить и исправить до конца года, начинайте в октябре. Так вы сможете, не отрываясь от основной работы, в спокойном режиме массово все проверить и исправить. Если вы в себе уверены – я сделала все за пресловутые полтора месяца, с учетом вступления на новый участок.

Совет: не надо вешать на программистов все. Они могут (некоторые) разобраться в вашей работе и сами все проверить, но это не то, ради чего они тут собрались. Не надо так.

Еще совет: не стоит бояться. Вот руку на трудовой кодекс положа: ничего реально непоправимого сделать не получится, особенно если у вас под рукой есть постоянный администратор базы (который следит за правами в программе, в частности).

Последний совет: не пытайтесь объять необъятное. Проверить вообще совсем все у вас точно не получится – зуб даю. Исходите из потребностей вашего предприятия. Если у вас, скажем, строгий воинский учет – включите в масштаб проверок его (корректность распределения рабочие-служащие-руководители, данные самого учета и прочее); если у вас научные работники – проверяйте их карточки, и так со всем. Если не можете понять, с чего начинать проверки нужных данных (кроме штатного расписания и графиков – они в любом случае обязательны), сядьте и посмотрите, во-первых, куда вы сдаете отчеты и проверьте данные для фондов (кроме ФСС и ПФР), во-вторых, какие операции вы часто делаете, кроме типовых и проверяйте то, что нужно для них.

Должна заметить, это не первый мой переход (хотя первый такой суматошный) и последовательность эту я вывела из практики нескольких предприятий – она всегда срабатывает.

Я буду очень рада, если смогу этой статьей помочь хотя бы нескольким коллегам, страдающим над вопросом перехода до сих пор и с удовольствием отвечу на вопросы, применимые к вашему конкретному случаю – все же мои рекомендации вышли довольно общие.