Каталог решений - 1С:Управление Холдингом 8, часть 2: Организация процесса закупок в холдинге (настройка системы и управление мастер-данными)

Предварительные замечания

Продолжение курса по 1С:Управление Холдингом, 1 часть находится по ссылке: //sale.itcity.ru/public/564686/

Процесс управления закупками в группе компаний имеет определенные особенности: В отличие от процесса управления денежными средствами, где можно выделить определенное подразделение в управляющей компании (централизованное казначейство), которое будет оперировать однородной информацией и принимать однотипные решения по всей группе компаний – постановка в график платежей или отказ в оплате, для закупок такую единую службу зачастую создать невозможно. Предприятия, входящие в холдинг, могут выполнять разнородные функции: в моей практике был холдинг, одно предприятие которого производило металлоконструкции, а другое выпускало гофротару. В таких условиях нанять неких «универсальных солдат» (работников такого подразделения управляющей компании) было не возможно. Закупки каждого дочернего предприятия будут существенно отличаться по составу, периодичности, условиям закупок и пр. Поставив перед собой задачу полностью централизовать службу закупок в рамках одного подразделения УК, вы получите закупщиков, средне или вообще плохо разбирающихся во всех областях закупаемых товаров и услуг, что сведет на нет все плюсы от такой централизации. Поэтому, в случае необходимости навести порядок в закупках, стоит говорить об организации именно однотипного ПРОЦЕССА закупок, когда дочернее предприятие холдинга имеет квалифицированных закупщиков, способных адекватно оценить рыночные предложения, а управленческая компания холдинга контролирует ситуацию в целом, с точки зрения соблюдения неких заданных финансовых целевых показателей, той или иной степени абстракции, как-то:

1. Оборачиваемости складских запасов;
2. Соблюдения бюджетов закупок;
3. Соблюдения договорных обязательств в части закупок (сроков поставки и т.п.);
4. Количества рекламаций по качеству закупаемых товаров и услуг.

Также в закупочном подразделении управляющей компании может происходить консолидация потребностей дочерних предприятий, для формирования более крупной партии закупки, а, иногда, и для размещения закупочных лотов на электронных торговых площадках с целью получить наиболее выгодное предложение от поставщиков за счет объема лота.

Ещё одной функцией закупочного подразделения УК является работа по обеспечению внутренней логистики холдинга, когда потребность в закупках, поступившая от одного из дочерних подразделений, оценивается с точки зрения её обеспечения запасами или производственными ресурсами другого подразделения.

Но это опять может потребовать универсальных специалистов, что в случае разнородных видов деятельности невозможно или не эффективно. В моей практике были примеры того, что предприятие пыталось перейти на полное самообеспечение так, что направление металообработки было вынуждено переналаживать производство под выпуск вешалок для одежды для разовой закупки управляющей компании, оставляя без внимания текущие клиентские заказы. Вешалки при этом получились свои, но «золотые» (по крайней мере, «серебряные»). То есть процесс централизации закупок нужно выстраивать с точки зрения комплексной эффективности и тоже придерживаться поэтапного итерационного подхода:

1. Получить единый контролируемый процесс подачи и рассмотрения заявок на закупку в целом по группе компаний, интегрировать свою систему учета и планирования с системами электронных торгов;
2. Внедрить систему оценки качества логистики дочерних подразделений с точки зрения соблюдения финансовых показателей: оборачиваемость запасов, потери при хранении и пр.;
3. Задать мотивацию внутрихолдинговой кооперации для разных дочерних предприятий, так, чтобы специалисты этих предприятий сами стремились предложить что-то закупить или продать своим коллегам;
4. Научить дочерние подразделения планировать и обосновывать закупки в среднесрочной и долгосрочной перспективе.

Настройки и ввод справочной информации

Автоматизация любого блока учета начинается с настройки нормативно справочной информации, а так как мы решили начать внедрение «1С:Управление холдингом» с подсистемы закупок, то здесь потребуется провести первоначальные настройки и заполнение справочной информации всей программы и только потом приступить к работе с подсистемой закупок.

Что требуется сделать:

1. Внести значение констант (настроек) программы;
2. Определить методику работы со справочниками, которые будут загружаться в базу данных «1С:Управление холдингом» из баз данных дочерних предприятий;
3. Настроить интеграцию программ с другими информационными системами дочерних предприятий в части справочной информации;
4. Заполнить/загрузить и синхронизировать общие справочники;
5. Вернуться к специфическим настройкам подсистемы управления закупками.