По завершению всех расчетов данного месяца расчетчик должен выгрузить данные в программу бухгалтерского учета. Эта операция выполняется обработкой «Выгрузка данных в бухгалтерскую программу». Часто на этом этапе у расчетчиков возникают вопросы, на которые трудно самостоятельно найти ответ.

• Какие точно документы выгружаются в программу бухгалтерского учета. Об этом можно почитать прямо в справке к документу?
• Почему документы, указанные для выгрузки, не всегда попадают в бухгалтерскую программу?
• Как быть, если есть сотрудники на зарплатном проекте, есть сотрудники, которым надо перечислять зарплату на лицевые счета их банков. Кроме этого в организации могут быть сотрудники, которым зарплата выплачивается расходным кассовым ордером по ведомости, а другим индивидуальными расходными ордерами?
• Всегда ли надо выгружать кассовые документы?
• А как выгрузить документы «Зарплата к выплате организаций», не выгружая платежных поручений и расходных кассовых ордеров?

Даже не очень подготовленные пользователи хорошо понимают, что перед выгрузкой следует выполнить все необходимые расчеты. А вот на вопрос обязательно ли перед выгрузкой регистрировать  выплату зарплаты не все могут ответить правильно. Правильный ответ –  не обязательно. Хотя бы потому, что выплата зарплаты может задерживаться на неопределенное время.

Но и те, кто понимает это, не редко удивляются отсутствию проводок в программе 1С Зарплата и Управление Персоналом 8 по выплате зарплаты. Поэтому, прежде чем двигаться  дальше, приведем несколько утверждений.

• В программе 1С Зарплата и Управление Персоналом 8 зарплатные проводки формируются по начислениям и удержаниям. Регистрируются они документом «Отражение зарплаты в регламентированном учете».
• В программе 1С Зарплата и Управление Персоналом 8 проводки на выплату заработной платы не регистрируются. Проводки по кассе или банку формируются только в программе 1С Бухгалтерия 8.
• Документы вида «Платежное поручение исходящее» и «Расходный кассовый ордер» обычно выгружаются в программу бухгалтерского учета. Но можно и не выгружать, а создать непосредственно в бухгалтерской программе.

Выгрузка данных бухгалтерскую программу

На рисунке показана форма обработки «Выгрузка данных в бухгалтерскую программу». Рассмотрим ее реквизиты.

Реквизит «Организация».

В программе 1С Зарплата и Управление Персоналом 8 можно рассчитывать заработную плату сотрудникам разных организаций. С другой стороны бухгалтерский учет этих организаций может вестись в одной или в разных информационных базах. Последнее обстоятельство вынуждает производить выгрузку и последующую загрузку раздельно по организациям.

В реквизите «Организация» указываем ту организацию, данные которой выгружаются в бухгалтерскую программу. Очень важно, чтобы реквизиты этой организации полностью совпадали в обеих программах. То есть в программе 1С Зарплата и управление персоналом и 1С Бухгалтерия 8. В противном случае в бухгалтерской программе при загрузке данных из зарплаты может быть создана новая организация.

Гиперссылка «Используется программа бухучета …».

Эта ссылка расположена сразу под реквизитом «Организация». Щелчок по ней открывает форму «Настройка программы» на закладке «Бухучет зарплаты».

Если в зарплатной программе ведется однофирменный учет, то на этой закладке указывается используемая в организации программа бухгалтерского учета. Чуть ниже следует указать режим выгрузки проводок: с детализацией по сотрудникам или сводно по сотрудникам.

Если в информационной базе ведется многофирменный учет, то на закладке надо указать «Используется несколько организаций» и перечислить все организации и программы бухгалтерского учета, которые в них используются. В табличной части этой формы для каждой организации указывается режим выгрузки проводок в бухгалтерскую программу.

Часто бухгалтера (расчетчики) пытаются выгружать данные с детализацией по сотрудникам. Как правило, никаких обоснований, кроме аргумента типа «мне надо, чтобы в бухгалтерской программе» были все данные по сотрудникам, не приводится.

Такая позиция определяется двумя причинами. Первая – бухгалтер просто боится потерять нужную информацию и на всякий случай выгружает все, что выгружается. Вторая причина обусловлена не достаточным знанием логики взаимодействия  программ 1С Зарплата и Управление Персоналом 8 и 1С Бухгалтерия 8.