Каталог решений - Формирование рассылок уведомлений о предстоящем отпуске в ЗУП

Автоматическая рассылка уведомлений о скором начале отпуска в 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1

Устали вручную отслеживать, кто и когда уходит в отпуск, и постоянно напоминать руководителям и сотрудникам? С помощью обработки «Автоматическая рассылка уведомлений о скором начале отпуска» вы сможете централизованно, точно и своевременно информировать всех участников кадрового процесса.

Основные возможности

🔷 Настраиваемые шаблоны уведомлений

    — Поддержка шаблонов с автоматической подстановкой персональных данных сотрудника (ФИО, дата отпуска и т.д.).

    — Возможность предварительного просмотра и проверки текста перед отправкой.

🔷 Интеграция с почтовым сервером 1С

    — Используется стандартный механизм почтовой отправки, встроенный в платформу 1С.

    — Поддержка корпоративной почты и вложений (в формате PDF).

🔷 Ручной и автоматический запуск рассылки

    — Рассылку можно запускать вручную из журнала документов или автоматически при открытии системы.

🔷 Журнал рассылки с результатами

    — Сохраняется полная история всех отправленных уведомлений: дата, получатель, статус (успешно отправлено, ошибка и т.д.).

    — Удобно для контроля и повторной отправки.

🔷 Разграничение прав доступа к отправке уведомлений

    — Возможность ограничить отправку только определённым пользователям.

    — Для этого используется специальная роль: «Асп отправка роль уведомления». Только пользователи с этой ролью (или с полными правами) могут выполнять рассылку.

Как это работает:

При запуске 1С автоматически открывается окно с информацией о количестве уведомлений, готовых к отправке.

Шаг 1: Переход к форме отправки уведомлений

Нажмите «Да», чтобы перейти на форму рассылки уведомлений.

Система автоматически находит сотрудников, у которых основной отпуск начинается в ближайшие 14 дней, и по которым еще не были отправлены уведомления.

Список получателей формируется на основании документа «График отпусков».

Шаг 2: Формирование уведомлений

Если вам не нужно добавлять дополнительную информацию, уведомления автоматически отправятся по корпоративной почте, согласно шаблону.

Уведомление будет содержать вложение в формате PDF.

 
Шаг 3: Редактирование уведомления (если требуется)

Чтобы изменить текст уведомления или заменить вложение, нажмите на текст уведомления и выберите соответствующего сотрудника.

При нажатии на кнопку «Сформировать вложение» откроется предпросмотр содержимого. Здесь вы можете внести изменения.
 

Доступен режим полного экрана, если нажать кнопку «Редактировать в отдельном окне».

Шаг 4: Отправка уведомлений

Вы можете отправить уведомление конкретному сотруднику или всем сразу.

Для этого отметьте галочками нужных получателей.

Также возможен ручной запуск рассылки из журнала документов «Отпуска» — через кнопку «Рассылка уведомлений», где открывается та же форма, описанная выше.

Повторная отправка уведомлений

Если необходимо повторно отправить уведомление, измените его статус в журнале регистрации рассылок уведомлений.

Чтобы изменить статус уведомления, нужно нажать два раза по полю статус и подтвердить своё действие. 

После изменения статуса снова перейдите в форму отправки уведомлений.

Уведомление появится в списке доступных для отправки, и вы сможете повторно его отправить.

Примеры задач, которые вы сможете решить

• Уведомление сотрудников об отпуске за 1–2 недели до его начала.
• Автоматизация контроля отпусков без необходимости ручной проверки графиков.
• Формирование журнала рассылки с результатами отправки (успешно / ошибка).
• Создание индивидуальных шаблонов с подстановкой ФИО, даты, должности и организации.

Как назначить роль.

Через пользовательский режим

Через конфигуратор

Совместимость

Обработка предназначена для конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1. Может использоваться в любой организации с налаженным почтовым сервером.