Каталог решений - Описание конечного дискретного автомата в конфигурации 1С:Документооборот

Поступило обращение от заказчика: транспортная компания, очень большой объем документов к обмену с партнерами, а также активная договорная работа, насыщенный внутренний документооборот организации. В текущей системе автоматизации производства для обмена формализованными и неформализованными электронными документами   используется интеграция с блоком, разработанным одним из популярных операторов Электронного Документооборота. Согласование внутренних документов, а также договоров с контрагентами в 1С происходит при помощи различных каналов связи (устное согласование, электронная почта, мессенджеры).

Запрос заказчика:

• обеспечить возможность реализации согласования формализованных и неформализованных документов по различным маршрутам согласования в единой системе,
• обеспечить минимальные затраты ресурсов для работы пользователя в системе (иными словами – облегчить труд пользователя, а не усложнить его, минимизировать количество его действий и усилий при работе с системой, при этом сохранить максимальную функциональность),
• обеспечить максимальную интеграцию с текущей бухгалтерской системой программы.

В результате предварительного анализа запроса заказчика предварительно было предложено рассмотреть внедрение 1С: Документооборот. Данная система имеет возможность интеграции с 1С: Бухгалтерия (текущая система заказчика), широкую вариативность настроек как в части настройки маршрутов согласования так и в части пользовательских настроек и настроек доступа, позволяющих настроить систему таким образом, что бы каждый пользователь имел доступ только к тем данным и действиям, которые необходимы ему для выполнения рабочих задач. В то же время программа 1С: Документооборот имеет встроенный механизм по системе обмена Электронными документами.  

  Демонстрация программного продукта 1С: Документооборот КОРП на примере процесса согласования Договора

По запросу заказчика была проведена демонстрация программного продукта 1С: Документооборот КОРП на примере процесса согласования Договора   в рамках которой были рассмотрены следующие вопросы:

1.      Общий обзор возможностей системы, пользовательский интерфейс и возможности настройки рабочего стола.

Программа 1С: Документооборот охватывает ведение договоров, процессы и управление ими, работу с почтовым клиентом, планирование и учет рабочего времени, управление проектной деятельностью. Кроме того, система имеет встроенный механизм для осуществления электронного документооборота, предусматривает бесшовную интеграцию с другими системами 1С, позволяет осуществлять доступ с различных устройств.

Рабочий стол пользователя настраивается под особенности его деятельности и отражает текущие задачи и необходимый анализ (рис.1).

2.      Понятие объекта системы Вид документа, настройки вида документа. Была рассмотрена возможность создания Видов документов и рассмотрены возможные настройки видов документов на примере Вида документа Договор Аренды оборудования (рис.2).

3.      Понятие процесса, шаблон процесса.

В программе 1С: Документооборот предопределены  9 готовых процессов:

• согласование,
• регистрация,
• утверждение,
• исполнение,
• ознакомление,
• рассмотрение,
• приглашение,
• комплексный процесс,
• составные процессы.

Для всех процессов предусмотрена определенная схема работы, с возможностью настройки под специфику конкретного предприятия.

Процесс «Согласование» предназначен для согласования исходящих, внутренних документов, файлов и иных нуждающихся в согласовании объектов. Для процесса «Согласование» определено три варианта маршрутизации:

• по очереди (последовательное согласование);
• всем сразу (параллельное согласование);
• смешано (параллельно-последовательное согласование).

Согласующим может быть указана роль или конкретный пользователь.

Срок для согласования имеется возможность установить  индивидуально для каждого согласующего или единым. Итогом согласования могут быть решения «Согласовано», «Согласовано с замечаниями» или «Не согласовано». Если результат «Не согласовано», после исправления замечаний документа процесс можно повторно  запустить на цикл согласования. Сохраняются данные по  всем циклам  согласования и сохранение истории всех виз на каждом цикле.

4.      Демонстрация сценария согласования договора в организации от момента его создания до подтверждения согласования.

По итогам согласования предусмотрена возможность вывода на печать Листа согласования.