Каталог решений - Оригиналы документов организации в 1С: Документооборот 2.1

В электронных карточках документов появилась ссылка, отображающая наличие или отсутствие оригинала документа. Для того, чтобы данная ссылка появилась, в настройках вида документа необходимо установить в 1С:Документооборот 2.1 признак «Контроль наличия оригиналов» или «Обязателен файл скан-копии оригинала».

Указание наличия или отсутствия оригинала документа организации

Если документ не зарегистрирован, ссылка будет отображаться синим цветом. Если же документ зарегистрирован, но скан-копия оформленного оригинала документа еще не приложена, ссылка станет красного цвета.

Отсутствие оригинала документа

Как только к карточке документа будет приложен файл с отметкой «Является скан-копией оригинала», ссылка изменится на данные пользователя, загрузившего в карточку оригинал данного документа, а также дату получения оригинала.

Дата получения оригинала документа в программе 1С Документооборот

Оригиналом документа считается приложенный файл скан-копии оригинала документа с соответствующей отметкой «Является скан-копией оригинала».

Отметка Является скан-копией оригинала  

Отчеты для отслеживания оригиналов документов организации

Для того, чтобы открыть список всех отчетов, которые помогут вам отслеживать поступление оригиналов документов, перейдите в раздел «Документы и файлы» в программе 1С: Документооборот, затем перейдите по ссылке «Отчеты».

Ссылка Отчеты в программе 1С: Документооборот

В открывшейся форме «Отчеты раздела «Документы и файлы»» разверните группу «Контрольные». В списке вы увидите два искомых отчета. В отчеты в 1С: Документооборот попадают только документы, у вида документа которых установлены соответствующие признаки контроля наличия оригиналов или обязательности добавления скан-копии оригинала документа к карточке документа.

Статистика получения оригиналов документов в программе 1С Документооборот  

Контроль наличия оригиналов

По умолчанию при работе в 1С Документооборот в отчете отображены все документы с разделением по типу документопотока (входящие, исходящие и внутренние документы). В фильтрах указан период «С начала года», выводить только зарегистрированные документы, а также выводить документы, по которым не получен оригинал или не приложена скан-копия оригинала документа.

Контроль наличия оригиналов в программе 1С: Документооборот

Вы можете изменить фильтры по своему усмотрению при работе с карточкой документа, а также установить фильтр по ответственному за документ пользователю системы.

Для просмотра всех настроенных вариантов отчета, нажмите на кнопку «Выбрать вариант».

Выбор варианта контроля оригиналов в программе 1С: Документооборот

В открывшемся списке выбора варианта отчета в 1С: Документооборот 2.1 на скриншоте видим два дополнительно настроенных варианта.  

 Статистика получения оригиналов документов

Отчет «Статистика получения оригиналов» показывает общее количество документов с контролем возврата оригиналов документов, сколько оригиналов или скан-копий оригиналов документов получено в разрезе ответственных пользователей.

Настройка прав доступа в программе 1С: Документооборот

По умолчанию в фильтр отчета по периоду установлен текущий месяц. Существует возможность установить фильтр по ответственному за документ.

С отчетами по контролю наличия оригиналов документов будет намного проще следить за поступлением их в организацию. Рекомендую использовать отчеты в 1С: Документооборот 8 с максимальной выгодой и настраивать их под свои цели и нужды.