Почему в организациях рождается решение по автоматизации документооборота
Бизнес-аналитик Марта Сныткина запускает серию статей о проблемах внедрения документооборота. Личный опыт и собеседования с заказчиками показали: когда вопрос касается документооборота, компании не знают, с чего начать и как навести порядок в своих архивах.
Вот вопросы, которые заказчики задают мне чаще всего. Как определить, что пришло время для электронного документооборота? С чего необходимо начинать работу при внедрении системы документооборота? Какие проблемы могут возникнуть при подготовки к внедрению документооборота и способы их решения.
Попробуем ответить на них вместе!
- Описание
- Подробнее
Описание
В жизни любой организации определенные документы проходят этап согласования. Нет проблем, когда этот этап двухуровневый. Например, менеджер по закупкам напрямую согласует контракты с генеральным директором. Менеджер прекрасно знает, где и кто должен согласовать контракт: ему просто отследить этот процесс.
А теперь представьте ситуацию, когда заключение контракта в компании одобряют юристы, финансисты, бухгалтера, и, возможно, кто-нибудь ещё. Чтобы ответить на вопрос контрагента «Когда подпишемся?», бедолага-менеджер потратит не один час, а в худшем случае, и не один день, выискивая нужный контракт. Удобно? Не думаю!
Любой растущей компании со временем нужно организовать или привести в порядок систему документооборота. С ростом документации возникает необходимость большей формализации бизнес-процессов и перевода документооборота в электронный вид.
Предпосылки внедрения электронного документооборота
Мы привели лишь один из примеров проблем и неудобств, с которыми сталкиваются компании, ведущие бумажный документооборот. В случае с электронным документооборотом поиск нужного контракта, договора или акта – вопрос пяти минут, которые занимает открытие соответствующего раздела в программе.
Есть и другие симптомы, которые означают – компании нужен электронный документооборот. Среди них можно выделить:
Дублирование документов;
Невозможно быстро найти документ;
Превышение допустимого времени на обработку документа;
Ошибки в документах.
Когда данная ситуация осознается как проблема, приходит понимание, что с этим нужно что-то делать. И первое, что нужно сделать, это классифицировать проблемы.
Классификация проблем документооборота
Особенности классификации проблем документооборота:
Для наиболее успешной классификации проблем используется метод аудита, например, анкетирования или опроса сотрудников организации. Данный способ позволяет:
Выявить причину несвоевременной подготовки документов;
Выявить, что не устраивает в текущем процессе его участников, и какие изменения необходимо сделать для оптимизации процесса;
Выявить и определить всех участников процесса;
Определить перечень информационных систем, которые помогут устранить проблемы.
Информация, собранная в ходе аудита, подлежит классификации для подготовки перечня мер по устранению проблем.
Классификация проблем может быть представлена следующим образом:
Описание проблемы | Градация возникновения риска | Характеристика риска |
Отсутствует архивация документов | Высокий |
|
Отсутствует унификация документов | Высокий |
|
Отсутствует формализованный процесс обработки документов | Высокий |
|
Отсутствует автоматизация документов | Критичный |
|