Каталог решений - Почему в организациях рождается решение по автоматизации документооборота

Почему в организациях рождается решение по автоматизации документооборота

Почему в организациях рождается решение по автоматизации документооборота

В наличии

Бизнес-аналитик Марта Сныткина запускает серию статей о проблемах внедрения документооборота. Личный опыт и собеседования с заказчиками показали: когда вопрос касается документооборота, компании не знают, с чего начать и как навести порядок в своих архивах.

Вот вопросы, которые заказчики задают мне чаще всего. Как определить, что пришло время для электронного документооборота? С чего необходимо начинать работу при внедрении системы документооборота? Какие проблемы могут возникнуть при подготовки к внедрению документооборота и способы их решения.

Попробуем ответить на них вместе!

Категория:

Описание

В жизни любой организации определенные документы проходят этап согласования. Нет проблем, когда этот этап двухуровневый. Например, менеджер по закупкам напрямую согласует контракты с генеральным директором. Менеджер прекрасно знает, где и кто должен согласовать контракт: ему просто отследить этот процесс.

А теперь представьте ситуацию, когда заключение контракта в компании одобряют юристы, финансисты, бухгалтера, и, возможно, кто-нибудь ещё. Чтобы ответить на вопрос контрагента «Когда подпишемся?», бедолага-менеджер потратит не один час, а в худшем случае, и не один день, выискивая нужный контракт. Удобно? Не думаю! 

Любой растущей компании со временем нужно организовать или привести в порядок систему документооборота. С ростом документации возникает необходимость большей формализации бизнес-процессов и перевода документооборота в электронный вид.

Предпосылки внедрения электронного документооборота

Мы привели лишь один из примеров проблем и неудобств, с которыми сталкиваются компании, ведущие бумажный документооборот. В случае с электронным документооборотом поиск нужного контракта, договора или акта – вопрос пяти минут, которые занимает открытие соответствующего раздела в программе.

Есть и другие симптомы, которые означают – компании нужен электронный документооборот. Среди них можно выделить:

  1. Дублирование документов;

  2. Невозможно быстро найти документ;

  3. Превышение допустимого времени на обработку документа;

  4. Ошибки в документах.

Когда данная ситуация осознается как проблема, приходит понимание, что с этим нужно что-то делать. И первое, что нужно сделать, это классифицировать проблемы.

Классификация проблем документооборота

Особенности классификации проблем документооборота:

Для наиболее успешной классификации проблем используется метод аудита, например, анкетирования или опроса сотрудников организации. Данный способ позволяет:

  1. Выявить причину несвоевременной подготовки документов;

  2. Выявить, что не устраивает в текущем процессе его участников, и какие изменения необходимо сделать для оптимизации процесса;

  3. Выявить и определить всех участников процесса;

  4. Определить перечень информационных систем, которые помогут устранить проблемы.

Информация, собранная в ходе аудита, подлежит классификации для подготовки перечня мер по устранению проблем.

Классификация проблем может быть представлена следующим образом:

 

Описание проблемы

Градация возникновения риска

Характеристика риска

Отсутствует архивация документов

Высокий

  1. Утрата документов;

  2. Фальсификация документов.

Отсутствует унификация документов

Высокий

  1. Снижение оперативности при создании и обработки документа;

  2. Неэффективное использование рабочего времени.

Отсутствует формализованный процесс обработки документов

Высокий

  1. Превышение допустимого времени на обработку документа;

  2. Потеря юридической силы документа из-за критической ошибки при подготовке;

  3. Неисполнение обязательств по договорной работе.

Отсутствует автоматизация документов

Критичный

  1. Дублирование документов;

  2. Отсутствие контроля за своевременной подготовкой документов и сроком действия.

has been added to your cart:
Оформление заказа