Каталог решений - Создание и рассылка актов сверки контрагентам. БП 3.0

Обработка создавалась в помощь бухгалтерам для автоматизации создания и отправки актов сверки контрагентам. В качестве адреса электронной почты контрагентов используется адрес Email из контактной информации (карточки) контрагента. Из особенностей в части подбора адреса выделю следующее:

— в том случае, когда в карточке контрагента указано несколько адресов электронной почты, тогда для отметки нужного нам адреса, в карточке контрагента можно указать в комментарии к нужному EMAIL любую фразу, содержащую текст "свер".

к примеру: "Для актов сверок"; "Акт сверки"; и т.д.

и в этом случае для отправки акта сверки данному контрагенту будет автоматически выбран отмеченный таким комментарием адрес Email.

Для отправки документов необходимо настроить в программе бухгалтерии учетную запись почты.
Если нужна подпись и печать в актах которые рассылаем, нужно настроить "логотип и печать" в карточке организации.

Алгоритм работы с обработкой:

1. На 1 закладке ("Создание актов"): Указали период, выбрали нужную организацию, указали  параметры для отбора, нажали "Заполнить по регистру накопления".

2. При необходимости поработали с заполненной табличкой на форме, лишние строки можно удалить вручную. Только по оставшимся контрагентам будут созданы акты сверки.

3. Нажали "Создать документы" = создали документы "Акт сверки расчетов с контрагентом". При создании автоматически заполняется будущая табличка для рассылки актов на 2 закладке ("Рассылка актов").

4. На 2 закладке ("Рассылка актов"): Выбрали учетную запись почты, с которой будут отправляться документы. Если мы создавали акты только что, то кнопку "Заполнить" НЕ нужно нажимать на этом этапе, заполнять нужно только для поиска и отправки ранее созданных документов.

5. Просмотрели на закладке "Рассылка" предварительный список к рассылке, отметили подлежащие отправке акты, можем все, можем выборочно. Также выбираем, нужно ли добавить подпись и печать в отправляемых актах (также все или по выбору). 

6. Нажали "Отправить письма". Отправятся только контрагентам где отметили "Отправить" и указан адрес EMAIL.

Кроме того:

Если акты сверки в программе уже были созданы ранее, то можно начать с п.4., выбрав период и нажав кнопку "Заполнить" для получения списка ранее созданных актов в указанном выше периоде.

Также для удобства в табличку с данными на закладке рассылки добавлен столбец "Комментарий" — он поможет увидеть отправлялся ли данный акт ранее на почту контрагенту (Комментарий к документу "Акт сверки расчетов с контрагентом" в бухгалтерии автоматически добавляется при рассылке актов данной обработкой.)

По умолчанию комментарий: "Отправлено на электронную почту 04.06.2025г.", где в качестве даты автоматически прописывается дата отправки.

Обработка может использоваться как дополнительная("Администрирование" — "Печатные формы, отчеты и обработки" -"Дополнительные отчёты и обработки" -"Создать" — "Продолжить" — Выбрать файл обработки и нажать кнопку "Открыть", указать в каких разделах размещаем и кому быстрый доступ при необходимости, затем нажимаем "Записать и закрыть").