Каталог решений - «Строгий» учет бланков строгой отчетности в 1С: Бухгалтерия государственного учреждения, редакция 2.0

Рассмотрим небольшой пример по учету бланков строгой отчетности  в неком учебном заведении. Для автоматизации бухгалтерского и налогового учета используется  "1С:Бухгалтерия государственного учреждения редакция 2.0" (ред. 2.0.78.40). Для последующей выдачи дипломов  бакалавра  в учреждение поступило 10 бланков строгой  с начальным номером 000000000001, конечным номером 00000000000010, всего 10 шт. Оформление хозяйственной операции по поступлению БСО в программе осуществляется  документом "Поступление БСО". 

                                                                                                 Рис.1  

Далее в нашей организации случилась необходимость перемещения одного бланка в другой центр материальной ответственности (далее ЦМО) (н.п. для последующего списания ввиду порчи). Перемещение выполняем документом "Внутреннее перемещение БСО", номер бланка 000000000005, отправитель   «Иванов И.И. производственный отдел», получатель «Петров П.П». 

                                                                                        Рис.2

Оставшиеся бланки списываем  ЦМО «Иванов И.И. Производственный отдел»:

                                                                                 Рис.3

Как видно из скриншота, списание проводим без учета выбывшего бланка с номером « 000000000005»,  диапазон номеров с 00000000001 по 00000000000008. При этом наша программа без лишних проволочек проводит документ и списывает все бланки с  ЦМО «Иванов И.И. производственный отдел». Но ведь 000000000005-ый бланк мы до этого переместили на ЦМО «Петров П.П.» ???
Получившуюся картинку хорошо характеризует документ «Инвентаризация кассы», используемый в т.ч. и для инвентаризации   БСО (Заполнение — по кнопке "Заполнить по данным бух.учета (БСО)"):

                                                                                  Рис.4

На практике, такая ситуация  встречается достаточно часто. Соответственно, при большом количестве бланков  СО, такое поведение программы  приводит к серьезным проблемам  в  учете бюджетной организации. Ситуацию усложняет еще и то, что привычная бухгалтерам оборотно-сальдовая ведомость по счету "03.1" («Бланки строгой отчетности (в условных единицах)» ничего не покажет, поскольку данные по номерам бланков СО в программе хранятся в регистре накопления «Движения БСО», имеющем следующую «начинку»: 

                                                                                              Рис.5

Как видно из картинки, начальный и конечный номер бланка СО это реквизиты регистра, и соответственно остатка с точностью до каждого номера в программе нет. Отсюда следует, что для пономерного контроля остатков БСО необходимо вести учет в  программе  по принципу:«каждый бланк СО — отдельный элемент справочника БСО».  Такая попытка была проделана  в одной из бюджетных организаций гор. Екатеринбурга. Однако это привело только к увеличению ошибок учета, путаницы (наименование одно и тоже). Кроме того,пришлось разработать процедуры заполнения табличных частей документов по шаблонам бланков СО (вхождениям в наименование БСО, серии). В общем, результат всей деятельности был негативным.

Поэтому с целью обеспечения "строгого учета БСО", исключения пользовательских ошибок перемещения и выбытия бланков,  было разработано расширение конфигурации для «1С Бухгалтерия государственного учреждения, редакция 2.0», основанное на принципе выделения определенной партии бланков, имеющей начальный и конечный номер. Аналитический разрез "Партии (пачки БСО) был добавлен в качестве второго субконто на счет бухгалтерского учета «03.1».

При выбытии, перемещении, списании происходит пономерной контроль состава выбывающих бланков на соответствие начальных и конечных номеров партий остатков бланков СО. При необходимости (н.п. при неполном выбытии), автоматически формируются новые партии БСО, соответствующие остающимся на ЦМО бланкам. 

Рассмотренный выше пример с дипломами бакалавра разрешается следующим образом:

                                                                               Рис.6 

Как видно из картинки, при перемещении 5-го бланка СО с ЦМО «Иванов И.И.» на «Петров П.П.» происходит:
исходная партия БСО с 1 по 10 номер выбывает.На ЦМО «Иванов И.И.» создаются две партии БСО с 1 по 4 номер и с 6 по 10 номер.

На ЦМО «Петров П.П.» создается партия СО с 5 по 5 номер. Остатки бланков СО перед списанием можно увидеть в отчете «Оборотно-сальдовая ведомость" (далее «ОСВ») по счету «03.1»: 

                                                                                     Рис. 7

Несколько слов про установку и  запуск. 

Первое и самое главное — создайте копию Вашей информационной базы и уже в копии базы установите расширение.  Установка и запуск расширения в копии информационной базы дает возможность спокойно протестировать работу подсистемы БСО в "партионном" варианте и затем принять решение о его установке в Вашу рабочую информационную базу. Собственно сама установка расширения в программу проводится следующим образом:

                                                                          Рис.8

далее:

Рис.9

далее:

Рис.10                      

Далее необходимо выбрать файл «БСОПартионныйУчет.cfe», окончательная картинка будет такой:

                                                                                             Рис.11

После установки расширения, программу следует перезапустить и далее открыть  (или создать) документ «Поступление БСО».

При этом событии будут внесены  следующие изменения в Вашей информационной базе: 

• создан элемент плана видов характеристик «Виды субконто» «Партии БСО (пачки)».
• создан элемент справочника  « Перечень произвольных классификаторов» «Для партий БСО».
• вид субконто «Партии БСО (пачки)" установлен в качестве второго второго субконто на счет «03.1 Бланки строгой отчетности (в усл. ед.)». 

Разработанный в расширении справочник «Партии БСО» подчинен справочнику  «БСО», со справочником «Субконто» связан ссылкой (на скриншоте далее):

Рис.12

При первом открытии документа «Поступление БСО» возможно появление предупреждения «Ввод пустого субконто», нужно просто повторить действие и больше окно с эти сообщением  не возникнет.

Поскольку часто серии БСО имеют одинаковое значение, а сам справочник имеет код нулевой длины и контроль уникальности в пределах подчинения владельцу, отличить один элемент от другого в программе бывает не очень просто.

Поэтому по многочисленным просьбам, на форме красным цветом был выделен уникальный идентификатор. 

Рис.13
        
Если до этого в программе велся учет БСО и имелись бланки строгой отчетности с одинаковым наименованием,
данные можно свернуть (т. е. одинаковые наименования бланков установить на один элемент справочника) при помощи документа «Переход на партионный учет БСО (Свертка накопленных данных)», вызываемом из меню «Функции технического специалиста»- «Документы». Если свертку планируется вести без учета серий БСО, то необходимо взвести флажок «Свертка без учета серий» (в карточке бланка СО).В документе «Переход на партионный учет» предусмотрено:

• Заполнение данными.  Проводится по всем документам «Поступление БСО»
• Тестирование свертки с выводом сообщений о невозможности свертки данных по определенным  документам и бланкам СО.
• Собственно проведение свертки данных по наименованиям бланков СО.

Если необходимости контроля свертываемых данных нет — то альтернативный способ это вызов обработки «Поиск и удаление дублей», включенной в состав «1С: Бухгалтерия государственного учреждения редакция 2.0».

Еще раз хочу обратить ваше внимание на необходимость  создания копии базы данных, поскольку только  наличие копии позволит откатить все изменения, про которые идет речь выше.

После установки расширения будет полезным  принудительно рассчитать итоги в программе.

Отчет  «Книга учета БСО (ф. 0504045 ) по партиям БСО»  выполнен как дополнение к имеющемуся,  вызывается из раздела «Материальные запасы» — «Отчеты» «Книга учета БСО (ф. 0504045 ) по партиям БСО».

В заключении скриншоты проводок с нашим примером:

— Поступление:

 
                                                                                    Рис.14
 
Видно, что поступление БСО выполнено с партией с 1 по 10 бланк.

— Перемещение:

                                                                                         Рис.15 

— первая проводка «выдирает» из ЦМО «Иванов И.И. Производственный отдел» 1 бланк из пачки 1-10 и ставит на ЦМО  «Петров Петр Петрович» новую партию СО с диапазоном 5-5 (количество 1 шт.) . 

— вторая проводка и третья проводка производят установку  на ЦМО «Иванов И.И. Производственный отдел» остатков партий СО, а именно с 1 по 4 бланк и с 6 по10  в общем количестве 9 шт. 

— четвертая проводка списывает остаток первоначальной партии СО с «Иванов И.И. Производственный отдел» в количестве 9 шт.

При попытке проведения акта списания с некорректными диапазонами СО, возникает отказ от проведения со следующей картинкой: 

                                                                                      Рис.16  

«Правильное» заполнение акта списания:

                                                                                              Рис.17

— Проводки акта списания:

По документу списывается 8 бланков СО  с номерами с 1 по 4 и с 6 по 9.  

Поэтому:

-первая проводка  и вторая проводка списывает остатки партий у ЦМО «Иванов И.И. Производственный отдел»  в количестве 8 шт. 

-третья проводка ставит на ЦМО «Иванов И.И. Производственный отдел» остаток его бланков  (10 -ый последний). 

-четвертая проводка списывает остаток первоначальной партии СО с «Иванов И.И. Производственный отдел» в количестве  1  шт.

                                                                                          Рис.18

Таким образом, все 9 бланков СО «старой партии» с  ЦМО  «Иванов И.И. Производственный отдел» списаны, на учет поставлена новая партия СО в виде одного бланка с 10 по 10.

Наилучшим образом полученный результат иллюстрирует ОСВ по счету «03.1» (после проведения документа списания СО):

                                                                                     Рис.19

Разработанный в расширении отчет «История движений бланка(ов) СО» может быть вызван из любого документа по общей команде «История бланка (ов) СО».

Отчет покажет все вхождения определенного банка ОС в документы Вашей базы данных. Картинка будет такой:

                                                                                      Рис.20

Платное расширение конфигурации отличается от бесплатного только наличием отчетов "Книга учета БСО (ф. 0504045 ) по партиям БСО" и "История движений бланка(ов) СО". Поэтому, если в бюджетной организации не распечатывается "Книга  учета БСО", то необходимости приобретения платной версии нет, поскольку все необходимые сведения учета БСО будут доступны в ОСВ  по счету "03.1".

Спасибо за внимание, буду благодарен за отзывы и пожелания по улучшению этой доработки.